Versión preliminar sujeta a revisión legal. Este documento describe fielmente cómo operamos hoy, pero aún no ha sido revisado por un abogado. Los datos de identificación de la empresa se completarán antes de la contratación formal.
1. Quién trata tus datos
Esta plataforma es operada por OdontoData, con domicilio en Perú. Puedes escribirnos a consultas@odontodata.com o al +51 990 339 832.
OdontoData es un software de gestión clínica que se ofrece como servicio a odontólogos independientes, consultorios y clínicas dentales. En esta política llamamos Negocio a la cuenta contratante, Sede a cada ubicación física, Usuario a las personas del equipo con acceso al sistema y Paciente a quien recibe atención en el Negocio.
2. Datos que tratamos
| Categoría | Qué incluye |
|---|---|
| Datos del Negocio | Razón social, RUC, dirección de cada sede, teléfonos, correo, logo y colores de marca. |
| Datos de Usuarios | Nombre, correo, teléfono, rol asignado, credenciales cifradas y registro de accesos. |
| Datos de facturación | Plan contratado, comprobantes emitidos e historial de pagos de la suscripción. |
| Datos técnicos | Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, fechas y horas de acceso, y errores de la aplicación. |
| Datos de contacto de interesados | Lo que nos escribes al pedir una demo. El formulario de esta web no envía nada a nuestros servidores: abre WhatsApp o tu correo con el mensaje ya redactado, y eres tú quien decide enviarlo. Solo conservamos la conversación que nos llegue por esos canales, para responderte. |
| Datos de Pacientes | Los que el Negocio registra en el sistema (ver sección 3). |
3. Datos de pacientes: quién responde por ellos
Los datos clínicos y personales de los Pacientes son del Negocio, no de OdontoData. El Negocio es el responsable del tratamiento: decide qué registra, con qué finalidad y por cuánto tiempo, y es quien debe obtener el consentimiento informado de sus pacientes. OdontoData actúa únicamente como encargado del tratamiento: alojamos y procesamos esa información por cuenta e instrucción del Negocio.
Estos datos pueden incluir información sensible de salud: anamnesis y antecedentes médicos, alergias, medicación, diagnósticos, odontograma, notas de atención, imágenes y radiografías, presupuestos y consentimientos firmados.
En consecuencia:
- No usamos los datos de Pacientes para fines propios, ni los vendemos, ni los cedemos a terceros con fines comerciales.
- No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para publicidad.
- Nuestro personal accede a ellos solo cuando es necesario para dar soporte técnico solicitado por el Negocio, o para atender una incidencia de seguridad, y bajo deber de confidencialidad.
- Si eres Paciente y quieres acceder, corregir o eliminar tu información, dirígete al consultorio o clínica que te atiende; nosotros los apoyamos a atender tu solicitud.
Pacientes menores de edad
El sistema permite registrar fichas de pacientes menores de edad, con los datos de su apoderado. En esos casos, el consentimiento para el tratamiento de los datos lo otorga el padre, la madre o el tutor legal, y es responsabilidad del Negocio recabarlo y conservarlo.
4. Para qué usamos los datos
- Prestar el servicio: crear y mantener la cuenta, permitir el acceso por roles y guardar historias clínicas, agenda y documentos.
- Notificaciones operativas: correos de invitación de usuarios y de recuperación de contraseña.
- Soporte y mantenimiento: atender consultas, corregir errores y restaurar información cuando el Negocio lo solicita.
- Facturación: emitir los comprobantes de la suscripción y cumplir obligaciones tributarias.
- Seguridad: detectar accesos indebidos y prevenir fraude.
5. Base legal
Tratamos los datos del Negocio y de sus Usuarios para ejecutar el contrato de suscripción y para cumplir obligaciones legales y tributarias. Los datos de Pacientes se tratan sobre la base del consentimiento y la relación asistencial que el Negocio mantiene con ellos, conforme a la Ley N.º 29733 de Protección de Datos Personales y su reglamento, y a la normativa peruana sobre historias clínicas.
Las comunicaciones comerciales sobre OdontoData se envían solo con consentimiento y puedes darte de baja en cualquier momento.
6. Conservación y borrado
- Mientras la cuenta esté activa, conservamos la información para que el Negocio pueda consultarla.
- El Negocio puede solicitar la exportación de la información de sus pacientes, historias clínicas, citas y documentos en formatos estándar. Los plazos y el alcance se acuerdan en el contrato de suscripción.
- La conservación de la historia clínica es responsabilidad del Negocio. La normativa peruana de salud le exige conservarla por un plazo determinado, incluso después de dejar de usar OdontoData: debe exportarla antes de cerrar su cuenta.
- Tras la cancelación eliminamos los datos de producción en el plazo previsto en el contrato, salvo los que debamos conservar por obligación legal o tributaria (por ejemplo, los comprobantes de la suscripción).
7. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), cifrado en reposo de la base de datos, contraseñas almacenadas con funciones de hash, control de acceso por perfiles y permisos, aislamiento de la información de cada Negocio y separación de entornos. Los documentos clínicos se guardan en almacenamiento privado y solo se sirven mediante enlaces temporales de vida corta.
Ninguna medida es infalible. Si ocurre una brecha que afecte datos personales, la notificaremos al Negocio sin demora indebida, junto con la información necesaria para que cumpla sus propias obligaciones de aviso.
8. Proveedores y transferencias
Nos apoyamos en proveedores que actúan como subencargados y están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes: alojamiento en la nube, base de datos gestionada, almacenamiento de documentos y envío de correo transaccional. La lista vigente está disponible a solicitud.
Algunos de ellos operan servidores fuera del Perú, por lo que puede existir un flujo transfronterizo de datos; en esos casos exigimos garantías contractuales de un nivel de protección adecuado.
9. Tus derechos
Puedes ejercer tus derechos de información, acceso, actualización, inclusión, rectificación, oposición, cancelación y a no ser objeto de decisiones automatizadas escribiéndonos a consultas@odontodata.com desde el correo asociado a tu cuenta. Responderemos en los plazos que fija la Ley N.º 29733.
Si consideras que no atendimos tu solicitud, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
10. Cookies y almacenamiento local
Usamos cookies y almacenamiento local del navegador estrictamente necesarios para mantener la sesión abierta dentro de la aplicación y recordar preferencias de la interfaz (por ejemplo, la sede seleccionada). No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios. Este sitio público no tiene analítica instalada: no medimos tus visitas.
11. Cambios a esta política
Si actualizamos esta política, cambiaremos la fecha del encabezado y, cuando el cambio sea relevante, avisaremos por correo o dentro de la aplicación con antelación razonable.
Contacto
Consultas sobre privacidad y soporte: consultas@odontodata.com · +51 990 339 832